Documentos laborales: su importancia en la relación laboral

Los documentos laborales

Los documentos laborales son un punto clave, básico e indispensable en la claridad de las relaciones laborales y el trato con las autoridades. Como consecuencia, son también un inmejorable sustento para enfrentar un juicio laboral, una revisión fiscal, de seguridad social o una realizada por la inspección del trabajo.

Tipos de documentos

Existen diversos documentos laborales, todos los que deben ser considerados y es indispensable conocer para el día a día del quehacer laboral. Estos documentos corresponden también a las diferentes partes que componen la relación laboral, no únicamente al patrón, como son:

  1. Aquellos que por ley el patrón debe llevar y en su momento exhibir.
  2. Otros que el trabajador tiene que tener y exhibir para poder prestar sus servicios en su trabajo, y si no los exhiben pueden ser suspendidos o incluso despedidos. (Para detalle en este tema es posible consultar los artículos 42, 47, 153, 237, 243 y 244 de la Ley Federal del Trabajo).
  3. Incluso hay documentos laborales que tienen que llevar los sindicatos, como lo son su constitución, elaboración de estatutos, registro, padrón de agremiados y elección de mesa directiva (toma de nota).
  4. Nuestra ley también prevé los documentos digitales en las relaciones laborales y los procesos jurisdiccionales del trabajo.

Para efectos de nuestra temática principalmente nos referiremos a los documentos laborales que el patrón debe llevar, sin dejar completamente de lado los documentos que los trabajadores y sindicatos deben tener.

Utilidad de los documentos laborales

Son una herramienta, y como tal, deben tenerse y utilizarse.

Estos documentos cumplen diversas funciones y ayudan a que las relaciones laborales se vuelvan más sencillas. Entre sus usos encontramos:

  • El patrón debe demostrar en juicio las condiciones laborales (puesto, lugar de trabajo, horario y prestaciones, entre otras) y su
    cumplimiento. La herramienta para hacerlo son los documentos laborales.
  • Los documentos laborales dan certeza a cómo se pactaron las condiciones laborales, si han cambiado con el paso del tiempo que ha durado la relación laboral y si se han cumplido con las mismas.
  • También ayudan al día a día del desarrollo del trabajo, porque tanto para el trabajador como para el patrón son claros los términos de cómo se debe dar el trabajo.

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  • Además, son una obligación y una carga procesal principalmente para el patrón. Una obligación es un vínculo que constriñe a actuar conforme al sistema jurídico incluso en contra de la voluntad de las personas.
  • Por otro lado una carga es un requisito que debemos cumplir para obtener un resultado deseado en juicio o proceso, pero a diferencia de la obligación su cumplimiento queda al arbitrio de las personas. Por lo anterior si el patrón quiere obtener el resultado de una adecuada defensa en un juicio, o salir bien librados de una revisión por parte de las autoridades, tiene la carga de llevar los documentos laborales.

Consecuencias

Las consecuencias de no tener el patrón los documentos laborales son diversas:

En un juicio laboral ante la junta de conciliación y arbitraje, nace a favor del trabajador la presunción de que los hechos de la demanda del trabajador son ciertos, es decir la Junta de Conciliación y Arbitraje le creerá la versión del litigio al trabajador y el patrón tendría que demostrar lo contrario, lo cual se torna complicado por no tener los documentos en orden. Esta presunción nace de no exhibirlos como prueba por parte del patrón o con motivo de una prueba de inspección ofrecida por el trabajador.

  • En una revisión hecha al patrón por el Instituto Mexicano del Seguro Social o del SAT, le podrían fijar al patrón un crédito no acorde a la realidad contenida en los documentos laborales.
  • En una revisión de la inspección de trabajo hacerse acreedor a las sanciones que establecen las leyes laborales, como son las multas.

Lo anterior demuestra la importancia de tener en consideración los documentos laborales, ya que de no llevarlos no obtendremos el resultado deseado en un juicio o nos haremos acreedores a alguna sanción.

Para el patrón es necesario cumplir con las formalidades, porque no es suficiente tener la razón al existir un hecho (por ejemplo una causa de despido justificado) sino que además de existir la causa debe cubrir la forma de dar el aviso al trabajador, directamente o por medio de la Junta de Conciliación y Arbitraje. De no hacerlo, por la falta de aviso el despido será injustificado aun cuando en la realidad sea plenamente justificado.

Cumplir con llevar los documentos laborales tiene muchas ventajas, porque al cumplir con esta carga podrá afrontar exitosamente un juicio laboral o una revisión con muchas posibilidades de éxito.

Pero no sólo hay que tenerlos sino también hay que llevarlos bien.

¿Cuáles son los documentos laborales?

Existen muchos y variados documentos que se deben tener en cuenta. Algunos de ellos, los más comunes, son:

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  1. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;
  1. Contrato Colectivo o Contrato Ley.
  1. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;
  1. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;
  1. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere la Ley Federal del trabajo, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social;
  1. Constancia de haber dado Avisos de rescisión al trabajador, ya sea directamente o por medio de la Junta de Conciliación y Arbitraje.
  1. Escritos donde consten las condiciones de trabajo, en caso de no haber contrato o que existan otras condiciones de trabajo además del contrato.
  1. En las empresas que tengan más de 50 trabajadores comisiones Mixtas de Capacitación, Adiestramiento y Productividad.
  1. Las comisiones de seguridad e higiene

Así mismo, la temporalidad de cada uno de estos documentos varía según su función. Los contratos de trabajo por ejemplo deben conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después de concluida. Por otro lado documentos como los recibos de pagos de salarios o pagos de utilidades deben conservarse durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral.

Como podemos ver el manejo de los documentos laborales en forma implica una gran importancia para todos los ámbitos del mundo laboral, particularmente a los patrones. Por ello existen asesores expertos en el tema que nos pueden apoyar en el manejo de estas herramientas. Puede consultar más de estos servicios en www.conrado.com.mx

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