¿Qué significa “Privacidad” en la empresa?

¿QUÉ SIGNIFICA “PRIVACIDAD” EN LA EMPRESA?

Por: Lic. Javier Atzin Vallejo Rodríguez

En todas las empresas, negocios o establecimientos, los patrones por sí mismos o a través de su personal dedican gran parte de su tiempo en la recolección de documentos e información, ya sea para entrevistar personas o para integrar los expedientes de los empleados; al menos, así deberían de hacerlo. La Ley Federal del Trabajo impone tanto obligaciones como sanciones a aquellos patrones que no lo hagan, lo que en ocasiones conlleva a una pérdida significativa en los  activos de sus negocios.

Por lo anterior, es importante que todo patrón y empleado encargado del área de recursos humanos sepa qué, por qué y por cuánto tiempo debe conservar determinados documentos.

De esta manera, es obligación de los patrones conservar y exhibir en Juicio los siguientes documentos:

DOCUMENTO PERIODO A CONSERVAR
Contratos Individuales Durante la Relación de Trabajo y hasta un año después de que se extinga la relación laboral.
Recibos de Pago de Salario, Listas de Raya o Nómina Durante un año y hasta un año después de que se extinga la relación laboral.
Controles de asistencia cuando se lleven en el centro de trabajo
Comprobantes de pago de participación de Utilidades, de vacaciones y de Aguinaldos, así como las primas a que se refiere la Ley Federal del Trabajo.
Comprobantes de pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social

¿Qué pasa si no conservamos estos documentos?

Privacidad_2El mayor problema podría ser que de darse un juicio y no conservar y exhibir dichos documentos en el mismo, se dará por cierto lo que exprese el demandante. Por ejemplo, el trabajador podría argumentar que tiene una antigüedad en el trabajo mayor a la real o que percibió un salario más elevado al que realmente percibía, sin poder el patrón desvirtuar ó probar lo contrario, lo que consecuentemente genera un perjuicio directo al patrón.

Así mismo, en caso de una inspección de la Secretaria del Trabajo y Previsión Social el inspector, entre otras cosas, revisará los documentos laborales que mencionamos anteriormente y de no exhibirlos la sanción podría variar de los 50 hasta 5000 salarios mínimos.

Si eres una persona o un patrón cumplido, seguramente estás pensando que ya tienes tus expedientes y documentos laborales en orden, pero, ¿estás cumpliendo con las Leyes en materia de privacidad y la autodeterminación informativa de las personas? sabes cómo la privacidad se ve inmersa en las relaciones laborales y qué debes hacer para seguir siendo un patrón cumplido?

LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Privacidad_2

Probablemente te preguntas cómo y cuándo recabas toda ésta información y que probablemente no tengas el control de todos los datos y documentos que solicitas a tus empleados.

¿Cuándo se recaban estos datos?

  • Entrevistas para cubrir una vacante
  • Exámenes de selección de personal
  • Contratos de trabajo
  • Solicitud de constancias de estudio
  • Al otorgar prestaciones extralegales
  • Exámenes médicos preventivos

En estas situaciones y otras estás solicitando datos personales que requieren la autorización del titular para que sean utilizados y/o tratados con la finalidad por la cual fueron solicitados y para ello, es indispensable generar un AVISO DE PRIVACIDAD.

El famoso aviso de privacidad es un documento que puede elaborarse en físico, electrónico, audio, o en cualquier otro formato que genere el responsable; éste debe contener por ley y sin excepción la siguiente:

  1. La identidad y domicilio del responsable que los recaba.
  2. Las finalidades del tratamiento de datos.
  3. Las opciones y medios que el responsable ofrezca a los titulares para limitar el uso o divulgación de los datos;
  4. Los medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, de conformidad con lo dispuesto en esta Ley.
  5. En su caso, las transferencias de datos que se efectúen.
  6. El procedimiento y medio por el cual el responsable comunicará a los titulares de cambios al aviso de privacidad, de conformidad con lo previsto en esta Ley.

Privacidad_1La finalidad principal de este aviso es hacer del conocimiento a quien da sus datos que su información será protegida y no se hará mal uso de ella, que se utilizará únicamente para los fines correspondientes y en cualquier momento puede solicitar que se modifique o se cancele dicha información a través de los medios establecidos y de acuerdo a la Ley. Una vez puesto a disposición de la persona el aviso de privacidad, si ésta no manifiesta su oposición se entenderá que está consciente y acepta el trato de sus datos personales.

Estos datos pueden ser modificados, ratificados o cancelados si el titular lo solicita; así mismo, deberán ser cancelados de manera obligada cuando hayan dejado de ser necesarios para el cumplimiento de las finalidades previstas por el aviso de privacidad y las disposiciones legales aplicables, debiendo dar aviso al titular de dicha cancelación.

Sin embargo, aquí regresamos al inicio de este texto pues el responsable debe considerar los tiempos que establece la Ley Federal del Trabajo para conservar dicha información.

¿Cuántos de ustedes manejan un archivo muerto de expedientes de empleados? ¿Cuántos de Ustedes devuelven los documentos a su propietario o destruyen los documentos en copias? Les apuesto a que muy pocos de ustedes cuentan con una correcta gestión de los documentos de su personal así como de la información.

Algunas recomendaciones a seguir en temas de seguridad para el manejo de los datos personales, fueron publicadas por el IFAI en este link.

En conclusión, el trato y manejo de los datos personales es tan importante como la información fiscal-contable y laboral de tu empresa, por lo que si aún no cumples o no supervisas lo establecido en la “LEY DE PRIVACIDAD”, te sugerimos ampliamente te asesores con expertos en la materia y planees una estrategia adecuada para implementar y consolidar el manejo de los datos personales de tus empleados.

Recuerda… “Para el hombre prudente es más fácil prevenir que remediar” – Baltasar Gracián

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