• Son documentos laborales en los que se contiene las declaraciones de las personas que desempeñan un papel en las relaciones laborales y que intervienen en ellas.
  • Es un documento que contienen declaraciones de testigos firmadas o confesiones del trabajador firmadas.
  • Son documentos elaborados por el patrón.

Estas declaraciones servirán o para sancionar a un trabajador, si así lo permite el reglamento interior de trabajo o el contrato colectivo, o para rescindir al trabajador si responsabilidad para el patrón en el caso de haber cometido una falta que según la ley sea suficiente para su despido justificado.

Las reglas para elaborarlos se encuentran en:

  • La ley federal del trabajo, aunque no existe un capítulo o artículo expreso en ley que se refiera a ellos, los regula con las reglas generales de los documentos.

  • En los contratos colectivos, cuando el patrón y sindicato pactan en este documento las reglas para su realización, si están pactadas se tienen que respetar.

  • En los reglamentos interiores de trabajo, que contiene las reglas operativas de la realización de las actas administrativas y que si se encuentran en este instrumento son de observación obligatoria.

Debemos tener en cuenta que, cuando están reguladas las actas administrativas o en los reglamentos interiores de trabajo o los contratos colectivos de trabajo, en caso de ir a juicio el trabajador, los tribunales laborales van a revisar minusionasmente si se respeto el procedimiento del acta administrativa, lo ven como un derecho del trabajador y que tienen que verificar su aplicación.

Si no se respetan las formalidades para las actas administrativas y con fundamento en ellas se sanciona a un trabajador, se entenderá la sanción injustificada, incluyendo los despidos.

 

Las actas administrativas están destinados a servir como fundamento de una sanción o prueba y por lo tanto debe de ponerse especial cuidado para su elaboración.

Las actas administrativas son un medio para sancionar, es decir fundamentan la sanción, si esta prevista en el reglamento interior de trabajo o en la ley, las actas administrativas no son la sanción, si no el camino para llegar a ella.

¿Para qué sirven?

1

Para hacer constar hechos con los que se sancionan a los trabajadores, y que en su caso queremos probar en juicio.

2

Para dar certeza tanto al patrón como a los trabajadores de que se llevaron a cabo los procedimientos requeridos para elaborar un acta administrativa.

Las sanciones pueden ser si estan previstas en el reglamento interior de trabajo desde una amonestación, una suspensión o incluso rescisión, dependiendo de la gravedad de la falta, la rescisión no necesariamente prevista en el reglamento por que está prevista en la ley

¿Quienes deben intervenir?

  • El patrón, su apoderado o los representantes patronales, que son los que dirigen o administran la empresa, o la persona que determine el reglamento interior de trabajo o contrato colectivo que representan al patrón.
  • Los trabajadores que participaron en el conflicto que dió origen al acta administrativa.
  • Los testigos de los hechos que se le imputan a los trabajadores involucrados o los testigos que dan fe de lo qué pasa al levantar el acta administrativa.
  • Las personas que sin ser trabajadores pudieron intervenir en el acta administrativa, que son los terceros vinculados a los procesos de las relaciones de trabajo en las empresas.
  • Los testigos de los hechos que se le imputan a los trabajadores involucrados o los testigos que dan fe de lo qué pasa al levantar el acta administrativa.
  • Las personas que sin ser trabajadores pudieron intervenir en el acta administrativa, que son los terceros vinculados a los procesos de las relaciones de trabajo en las empresas.
  • Sólo si así lo prevén los reglamentos interiores de trabajo o los contratos colectivos, los representantes de los trabajores, o del sindicato y los representantes patronales que determinen estos instrumentos.
  • Si esta pactado en el reglamento interior de trabajo o el contrato colectivo de trabajo, la comisión de honor y justicia, o la comisión mixta de que se trate, o el organismo en ellos previsto para la elaboración del acta administrativa.
  • Sólo si así lo prevén los reglamentos interiores de trabajo o los contratos colectivos, los representantes de los trabajores, o del sindicato y los representantes patronales que determinen estos instrumentos.
  • Si esta pactado en el reglamento interior de trabajo o el contrato colectivo de trabajo, la comisión de honor y justicia, o la comisión mixta de que se trate, o el organismo en ellos previsto para la elaboración del acta administrativa.

¿Cuales son sus formalidades?

Si esta pactado en el reglamento interior de trabajo o el contrato colectivo, las formalidades serán las que en ellos se contengan y que normalmente son:

La comparecencia del patrón o sus representantes, de los trabajadores involucrados, del sindicato o de la comisión de honor y justicia, o la comisión mixta de que se trate, o el organismo según sea el caso, y de LOS TESTIGOS.

La elaboración de un acta circunstanciada que contenga el día y hora de elaboración, el lugar específico de la celebración, el cuerpo del acta, la firma de los participantes y si alguno se negó a firmar.

El cuerpo del acta además de llevar lo ya mencionado, normalmente se hace constar la comparecencia de los involucrados, su nombre, domicilio actual, puesto en la empresa, lo que se esta investigando, quienes son los involucrados, que hechos se les imputa a cada uno de los involucrados, que responden los involucrados respecto de las imputaciones que se les hacen, con lujo de detalle y de ser posible que lo anoten de su puño y letra; y darles la oportunidad de que contesten las imputaciones y aporten pruebas para defenderse.

La firma, es muy importante la firma autógrafa de las personas que intervienen, tienen que estar en original y si no están firmadas en original, el acta administrativa carece de validez y no servirá para fundar acto alguno del patrón.

 Si NO esta pactado en el reglamento interior de trabajo o el contrato colectivo, las formalidades serán las que la ley federal del trabajo exige para los demás documentos, y las principales son que se haga constar quienes intervienen,  los hechos que se le imputan a los trabajadores involucrados, lo que los trabajadores manifiestan, la declaración de los testigos en caso de que los haya,  y LA FIRMA DE LOS INVOLUCRADOS. El demás contenido del acta administrativa puede ser elaborado con los lineamientos que acabamos de describir.

 Un requisito indispensable es la firma de los que intervienen, por que sin la firma el documento no tiene valor alguno, es decir no existe aunque este en hoja con membrete de la empresa.

¿Cómo asegurar que tengan valor?

Siempre hay que pedir la ratificación, de los que intervinieron en el acta administrativa (patrón, trabajador, sindicato y testigos) ante los tribunales laborales en caso de demanda del trabajador.

Si esta firmada en original por el trabajador, tendrá valor probatorio pleno en juicio, y si el trabajador la objeta de falsa, alterada o realizada con presión física o moral en su contra, o sin su consentimiento, al trabajador le corresponde aportar pruebas para demostrar la falta de valor del acta administrativa, y si no se inconforma con ella o no aporta pruebas el trabajador, tendrá pleno valor el acta administrativa.

Lineamientos de la jurisprudencia respecto de las actas administrativas

Conforme a la jurisprudencia existen los siguientes lineamientos respecto de las actas administrativas:

  • Las actas administrativas por regla general deben ser ratificadas en juicio ante las autoridades laborales, la ratificación debe ser hecha por las personas que intervinieron en el acta, especialmente los testigos.

  • Si el trabajador admite por cualquiera de los medios legales haber cometido la falta no hay necesidad de pedir la ratificación de las personas que intervinieron en el acta administrativa.

  • La admisión puede ser por cualquier manifestación escrita o verbal del trabajador, dentro o fuera de juicio donde admita haber cometido el hecho que se le imputa.

  • Si las actas administrativas tienen su fundamento en un contrato colectivo o en un reglamento interior de trabajo deben de observarse todas las formalidades previstas en estos instrumentos, si no se hace las actas administrativas no sirven.

  • El deposito de las actas administrativas ante los tribunales laborales SOLO SERÁ NECESARIO SI está previsto en el contrato colectivo o reglamento interior de trabajo, que sirven de su fundamento, que exista la necesidad de su deposito ante las autoridades laborales, de no ser así NO SE DEBERÁN DEPOSITAR.

Jurisprudencias sobresalientes respecto de las actas administrativas

Tesis: I.3o.T. J/38 Gaceta del Semanario Judicial de la Federación Octava Época 215173 13 de 15 Tribunales Colegiados de Circuito Núm. 68, Agosto de 1993 Pag. 59 Jurisprudencia(Laboral) ACTAS ADMINISTRATIVAS. RATIFICACION INNECESARIA CUANDO EL TRABAJADOR ADMITE HABER COMETIDO LA FALTA. De acuerdo con la tesis jurisprudencial número trece de la Cuarta Sala, publicada en las páginas trece y catorce, del Apéndice de mil novecientos diecisiete a mil novecientos ochenta y cinco, localizada bajo la voz: ACTAS ADMINISTRATIVAS. EN INVESTIGACION DE FALTAS DE LOS TRABAJADORES, DEBEN SER RATIFICADAS, para que las actas administrativas merezcan valor jurídico en la justificación de los hechos que en ellas se asientan, necesitan ser ratificadas en el juicio laboral por las personas que en ellas intervinieron; sin embargo, cuando tanto en la demanda o a través de cualquier manifestación dentro del procedimiento el trabajador admite la falta que cometió, se hace innecesaria la ratificación de la aludida acta.

Tesis: 4a./J. 23/92 Gaceta del Semanario Judicial de la Federación Octava Época 207821        1 de 1 Cuarta Sala Núm. 58, Octubre de 1992 Pag. 23 Jurisprudencia(Laboral)Ocultar datos de localización ACTAS ADMINISTRATIVAS LEVANTADAS CON MOTIVO DE FALTAS COMETIDAS POR TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO. SOLO ALCANZAN PLENO VALOR PROBATORIO CUANDO SU CONTENIDO ES RATIFICADO POR SUS FIRMANTES. Tomando en consideración que en las relaciones laborales con sus servidores públicos, el Estado no actúa como autoridad, sino como sujeto patronal de un contrato de trabajo, según lo ha establecido la jurisprudencia de esta Suprema Corte, y que cuando el titular de una dependencia burocrática (o la persona indicada para ello), ordena el levantamiento del acta administrativa que exige el artículo 46 bis de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, con miras a verificar si un servidor público incurrió en alguna de las causales rescisorias que especifica ese mismo ordenamiento, tampoco lo hace como autoridad, sino asimilado a un patrón, debe considerarse dicha acta como un documento privado. Por otra parte, de acuerdo con los artículos 46, fracción V y 127 bis, de dicha ley, toca al titular de cada dependencia ejercitar la acción para demandar la terminación de los efectos del nombramiento del servidor público y, asimismo, le corresponde la carga de probar la existencia de la causal relativa. En ese contexto, si en el acta administrativa se contiene la razón por la cual se demanda la terminación de los efectos de un nombramiento, y siendo esa acta un documento privado que no conlleva intrínsecamente la prueba plena de su contenido, para alcanzar tal fuerza se requiere de su perfeccionamiento, lo que se logra a través de la comparecencia, ante el órgano jurisdiccional, de quienes la firmaron, dando así oportunidad al trabajador de repreguntarles. Tal circunstancia opera independientemente de que el acta no haya sido objetada por el trabajador, pues de no ser así, y concluir que su ratificación sólo procede cuando se objeta, implicaría a su vez la grave consecuencia de otorgar a la parte patronal, aun en forma eventual, el poder de formular pruebas indubitables ante sí o por su orden, sin carga alguna de perfeccionamiento.

Tesis: I.3o.T.32 L (10a.) Gaceta del Semanario Judicial de la Federación Décima Época 2012012        3 de 96 Tribunales Colegiados de Circuito Libro 32, Julio de 2016, Tomo III Pag. 2071 Tesis Aislada(Laboral) ACTAS DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA. REQUISITO PARA QUE ADQUIERAN PLENO VALOR PROBATORIO PARA ACREDITAR LA CAUSA DE LA RESCISIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL (APLICACIÓN DE LA JURISPRUDENCIA 4a./J. 23/92*). Conforme a la citada jurisprudencia, la Cuarta Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación estableció que las actas de esa clase son documentos privados que no conllevan intrínsecamente la prueba plena de su contenido, por lo que para alcanzar esa fuerza demostrativa se requiere de su perfeccionamiento, lo que se logra a través de la comparecencia ante el órgano jurisdiccional de quienes la firmaron, dando así oportunidad al trabajador de repreguntarles; sin embargo, del análisis de la ejecutoria relativa se advierte que se consideró que quienes debían comparecer eran las personas a quienes constan las imputaciones que eventualmente originen la rescisión de la relación de trabajo. Por ello, si se parte de la base de que esta clase de documentales pueden ser aptas para acreditar dos hechos, a saber, a) la causa generadora de la rescisión; y, b) que se cumplieron las formalidades establecidas en el contrato colectivo de trabajo; entonces, para que alcancen pleno valor demostrativo, respecto del primero, basta con que el acta sea ratificada por los testigos, pues es de esta forma como se permite al trabajador impugnar su dicho, por lo que es innecesaria la ratificación de diversos signantes, como del propio patrón o a quien designe o del representante sindical, para tener por demostrado este aspecto, en la medida en que no se les atribuye la imputación de los hechos aludidos y, respecto del segundo, tiene un interés contrario a quien, por lo general, ofrece la prueba en cita.

Tesis: I.13o.T.157 L (10a.) Gaceta del Semanario Judicial de la Federación Décima Época 2012711        1 de 96 Tribunales Colegiados de Circuito Libro 34, Septiembre de 2016, Tomo IV Pag. 3044 Tesis Aislada(Laboral) TRABAJADORES DE CONFIANZA DE LICONSA. PREVIO A RESCINDIR SU RELACIÓN LABORAL, DEBE DÁRSELES PARTICIPACIÓN EN LAS INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS INSTRUMENTADAS PARA TAL EFECTO (INTERPRETACIÓN DEL ARTÍCULO 6 DEL REGLAMENTO INTERIOR DE TRABAJO). El artículo 6 del Reglamento Interior de Trabajo de Liconsa Gerencia Metropolitana Sur, emitido el 28 de octubre de 2004, dispone: “Artículo 6. Para la aplicación de…la rescisión de la relación de trabajo, se levantará el acta respectiva, que deberá contener los hechos, datos o elementos que acrediten la culpabilidad o inculpabilidad del trabajador acusado, así como el nombre de las personas que en este acto intervienen, entregándose copia de ésta a todos. Cuando se trata de hechos o faltas que se hayan realizado con anterioridad por el trabajador acusado, se practicarán investigaciones previas para aplicar la sanción que corresponda, levantando de igual forma el acta respectiva donde consten los hechos y las personas que intervinieron. Si el acusado es trabajador de confianza, deberá dársele participación en las investigaciones; si es sindicalizado, además de él, deberá participar la representación sindical. A criterio de la empresa se decretarán las sanciones, de conformidad con el presente reglamento.”. De la interpretación del precepto, se advierte que para rescindir la relación laboral de un trabajador de confianza es necesario instrumentar el acta de investigación administrativa previa a la aplicación de esa determinación, en la cual, el afectado habrá de tener participación, deberá constar su nombre, los hechos, datos o elementos que acrediten su culpabilidad, el nombre de las personas que intervienen en aquélla e, incluso, se le dará copia de ésta; dicha acta comprende el conjunto de todas y cada una de las diligencias que conlleven la toma de la decisión señalada, pues la finalidad es que el afectado conozca de la acusación y pueda manifestarse respecto de lo que se le imputa, cuestión que no podría lograrse si sólo se le cita a alguna o algunas de las actas por practicar, máxime, si se considera que la intención de la disposición reglamentaria fue asentar como requisito de validez la intervención del empleado en todas las actas, concluyéndose que cuando la sanción carezca de dicha formalidad, será injustificada.

Tesis: I.13o.T. J/23 (9a.) Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta Décima Época 159975        16 de 96 Tribunales Colegiados de Circuito Libro XII, Septiembre de 2012, Tomo 3 Pag. 1337 Jurisprudencia(Laboral) ACTAS ADMINISTRATIVAS DE INVESTIGACIÓN LEVANTADAS POR EL PATRÓN POR FALTAS DE LOS TRABAJADORES. PARA QUE ADQUIERAN VALOR PROBATORIO PLENO DEBEN PERFECCIONARSE MEDIANTE COMPARECENCIA ANTE EL ÓRGANO JURISDICCIONAL DE QUIENES LAS FIRMARON, AUN CUANDO NO HAYAN SIDO OBJETADAS POR LOS EMPLEADOS, SALVO SI ÉSTOS ACEPTAN PLENAMENTE SU RESPONSABILIDAD. Las actas administrativas de investigación levantadas por el patrón por faltas de los trabajadores, deben considerarse como documentos privados en términos del artículo 796, en relación con el diverso numeral 795, ambos de la Ley Federal del Trabajo y, por tanto, no adquieren valor probatorio pleno si no son perfeccionadas, lo cual se logra a través de la comparecencia ante el órgano jurisdiccional de quienes las firmaron, para así dar oportunidad al trabajador de repreguntar y desvirtuar los hechos contenidos en ellas, por tratarse de una prueba equiparable a la testimonial; circunstancia que opera aun cuando las actas no hayan sido objetadas por el trabajador, pues de lo contrario, es decir, que su ratificación sólo procediera cuando se objetara, implicaría la grave consecuencia de otorgar a la parte patronal, aun en forma eventual, el poder de formular pruebas indubitables ante sí, sin carga de perfeccionamiento, a fin de lograr un acto que, como cierto tipo de terminación de las relaciones laborales, sólo puede obtenerse válidamente mediante el ejercicio de una acción y su demostración ante el tribunal competente. Lo anterior se exceptúa cuando el trabajador acepta plenamente su responsabilidad en el acta administrativa de investigación, o en el caso de que en la demanda laboral o a través de cualquier manifestación dentro del procedimiento, admita la falta cometida respecto de los hechos que se le atribuyen como causal de separación del trabajo, pues ante tal confesión, es innecesaria la ratificación de las aludidas actas.

Tesis: 2a./J. 112/2008 Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta Novena Época 169213        5 de 15 Segunda Sala Tomo XXVIII, Julio de 2008 Pag. 517 Jurisprudencia(Laboral) RESCISIÓN DE LA RELACIÓN DE TRABAJO CON PETRÓLEOS MEXICANOS Y SUS ORGANISMOS SUBSIDIARIOS. DEBE CITARSE AL TRABAJADOR DE CONFIANZA A TODAS LAS ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA PREVIA. Conforme a los artículos 96 a 101 del Reglamento de Trabajo del Personal de Confianza de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, si se imputan uno o varios hechos a un trabajador de confianza, de los cuales pudiera derivar una responsabilidad administrativa que culmine en la rescisión del contrato individual de trabajo, debe llevarse a cabo una investigación administrativa, en la cual se citará al trabajador por escrito, cuando menos con 24 horas de anticipación, haciéndole saber las faltas imputadas a efecto de que exponga lo que a su interés corresponda, y las diligencias respectivas se harán constar en actas circunstanciadas. Por otra parte, el artículo 18 de la Ley Federal del Trabajo establece el principio in dubio pro operario, relativo a que en caso de duda debe resolverse a favor del trabajador. De esta forma, de la interpretación conjunta de los artículos señalados, se advierte que no obstante que en dichas normas reglamentarias no se exige textualmente que la citación al trabajador se haga para todas y cada una de las etapas del procedimiento, como la finalidad de las citadas disposiciones que requieren la investigación para la validez de la rescisión laboral, es darle oportunidad a aquél para defenderse de las faltas que se le imputen, esto no podría lograrse si solamente se le citara a alguna o algunas de las diligencias por practicar, de ahí que resulta indispensable se le cite a todas. Consecuentemente, cuando la rescisión de la relación de trabajo se funde en una investigación administrativa que carece de dicha formalidad, debe considerarse que existió un despido injustificado.

Tesis: I.6o.T. J/65 Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta Novena Época 180212        6 de 15 Tribunales Colegiados de Circuito Tomo XX, Noviembre de 2004 Pag. 1761 Jurisprudencia(Laboral) Ocultar datos de localización ACTAS LEVANTADAS PARA HACER CONSTAR LA NEGATIVA A RECIBIR EL AVISO RESCISORIO. CARECEN DE VALOR SI NO SON RATIFICADAS, INDEPENDIENTEMENTE DE QUE HAYAN SIDO O NO OBJETADAS. Los principios en que se fundamenta la jurisprudencia de la Cuarta Sala de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, publicada bajo el rubro de: “ACTAS ADMINISTRATIVAS. EN INVESTIGACIÓN DE FALTAS DE LOS TRABAJADORES. DEBEN SER RATIFICADAS.”, en la página 80 de la Segunda Parte del Apéndice al Semanario Judicial de la Federación 1917-1988, son aplicables también respecto de las actas que los patrones levantan para hacer constar la negativa de los trabajadores a recibir el aviso rescisorio, puesto que son actuaciones extrajudiciales que se equiparan a una testimonial rendida sin las formalidades de ley; de ahí que para evitar que se presente un estado de indefensión se requiera dar oportunidad a la contraparte de repreguntar a quienes la suscriben; consecuentemente, cuando no sean ratificadas carecerán de valor, con independencia de que hayan sido o no objetadas.

Tesis: I.1o.T. J/73 Gaceta del Semanario Judicial de la Federación Octava Época 209391        10 de 15 Tribunales Colegiados de Circuito Núm. 85, Enero de 1995 Pag. 71 Jurisprudencia(Laboral) INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL. TRABAJADORES DE CONFIANZA. ACTAS DE INVESTIGACION ADMINISTRATIVA. REQUISITOS DE VALIDEZ. El demandado cubre el requisito que le imponen las cláusulas 55 y 55 bis del Contrato Colectivo de Trabajo, al practicar la investigación administrativa a un trabajador de confianza, cuando comparece éste al desarrollo de la misma, pues con esto tiene oportunidad de aportar elementos en el esclarecimiento de los hechos que se le imputan como causa de la rescisión, sin que le reste validez la incomparecencia del representante sindical, porque aquél no es trabajador sindicalizado.

Tesis: I. 1o.T. J/14 Gaceta del Semanario Judicial de la Federación Octava Época 226535        14 de 15 Tribunales Colegiados de Circuito Núm. 22-24, Octubre-Diciembre de 1989 Pag. 163 Jurisprudencia(Laboral) ACTAS ADMINISTRATIVAS, VALOR PROBATORIO DE LAS. La circunstancia de que no sean ratificadas las actas administrativas por todos los que intervinieron en su elaboración, no es motivo suficiente para negarles eficacia probatoria, si se advierte que fueron ratificada por la mayoría de los testigos que en tales actas declararon.